zealan Oy:n asiakas- ja markkinointitietoja koskeva rekisteriseloste

Päivitetty 23.5.2018

Tämä tietosuojaseloste koskee Zealan Oy:n asiakas- ja markkinointitoimintaa. Selosteessa kerrotaan, miten Zealan Oy käsittelee nykyisten ja potentiaalisten asiakkaidensa yhteyshenkilöiden ja muiden palveluidensa käyttäjien henkilötietoja asiakassuhde- ja markkinointitoiminnassa.

REKISTERINPITÄJÄ JA TIETOJEN KÄSITTELIJÄ

Zealan Oy, yritys- ja yhteisötunnus 2621846-2, Käyntiosoite: Myllynratas 2, 01840 Klaukkala, Kotipaikka Nurmijärvi

jäljempänä ”Rekisterinpitäjä".

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Rekisterinpitäjään voi ottaa yhteyttä rekisteriä koskevissa asioissa anne.nurminen@zealan.fi, puh 0400 530760. Yhteyshenkilönä tietosuoja-asioissa toimii Anne Nurminen.

TERMIT

"Asiakas" on luonnollinen tai juridinen henkilö, jonka kanssa tehdyn sopimuksen perusteella Rekisterinpitäjä tuottaa valmennus- tai muun Zealan Oyn toteuttaman palvelun Asiakkaan määrittämien Valmennettavien henkilötietoja käyttäen. Tyypillisessä tilanteessa Asiakas on työnantaja, jonka työntekijät ovat Valmennettavia. Asiakas voi olla myös itse Valmennettava.

"Valmennettava" on luonnollinen henkilö, jolle Rekisterinpitäjä tuottaa Valmennus- tai mittauspalvelun käyttäen Valmennettavan henkilötietoja ja häneltä kerättävää mittausdataa.

Tässä selosteessa ”Asiakas” on myös potentiaalinen asiakas, jonka kanssa ei ole tehty valmennussopimusta.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA KÄSITTELYPERUSTE

Rekisterinpitäjä haluaa asiakas- ja markkinointitoiminnallaan palvella parhaalla mahdollisella tavalla, ja tarjota rekisteröidyille juuri heitä kiinnostavaa sisältöä.

Henkilötietoja käsitellään Zealan Oy:n

  • rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella: asiakkaalla tarkoitetaan Zealan Oy:n palvelun tilaajaa ja Valmennettavalla asiakkaan organisaatiosta valmennukseen osallistuvaa henkilöä. Asiakas ja valmennettava voivat olla myös sama henkilö
  • Asiakas voi ilmoittaa valmennettavien henkilötietoja rekisteriin valmennettavan puolesta.
  • Rekisteröidyn oman suostumuksen perusteella
  • potentiaalisten asiakkuuksien perusteella.
  • Firstbeat hyvinvointianalyysiin osallistumisen ja PBA (ILME) persoonallisuusanalyysiin osallistumisen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään Zealan Oy:n

  • Asiakasviestinnän ja markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen
  • Palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen, personointiin ja kehittämiseen
  • Valmennettavien kehittymisen seurantaan Asiakkaan toimeksiannon mukaisesti
  • Palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen ja markkinointiin
  • Niin olemassa olevien kuin potentiaalistenkin asiakassuhteiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen
  • Rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnittelemiseen ja kehittämiseen
  • Markkinatutkimuksiin ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin

Henkilötietojen säilytys on osittain ulkoistettu ulkopuolisille palveluntarjoajille. Rekisterinpitäjä takaa, että tällainen ulkoistaminen tapahtuu voimassaolevan tietosuoja- ja henkilölainsäädännön mukaisesti ja että ulkopuoliset palveluntarjoajat eivät hyödynnä tämän henkilötietorekisterin tietoja omia tarkoituksiaan varten.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa ja sen avulla voidaan käsitellä seuraavia tietoja. Jokaisesta käyttäjästä ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja.

Yhteystiedot

  • nimi
  • osoite
  • Organisaatio
  • Asema organisaatiossa
  • sähköposti
  • puhelinnumero
  • Laskutustiedot

Asiakastiedot

  • tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
  • Muistiinpanot valmennettavien edistymisestä
  • Firstbeat hyvinvointianalyysin raportit (Erillinen tietosuojaseloste)
  • PBA persoonallisuusanalyysin raportit
  • Edellä mainittujen tietojen muutostiedot
  • Evästeiden avulla kerätty tieto rekisteröidyn käynneistä ja toimista Rekisterinpitäjän verkkosivustolla

Lisäksi rekisteri voi sisältää muita rekisteröityyn ja tämän mahdolliseen asiakassuhteeseen liittyviä muistiinpanoja ja muita asiakassuhteen hyvän hoitamisen edellyttämiä tietoja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tiedot rekisteröidyn uutiskirjetilauksista, menneistä tai tulevista tapahtumaosallistumisista, yhteydenottopyynnöistä, tai tiedot rekisteröidyn tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta. Rekisteri voi myös sisältää palveluiden käytöstä johdettuja tietoja, kuten palvelun käytön tai käyttäjän kiinnostuksen kohteiden perusteella segmentointi tietynlaiseen käyttäjäryhmään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen anne.nurminen@zealan.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Asiakkaalta tai valmennettavalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • Asiakkaalta tai valmennettavalta itseltään verkkolomakkeen kautta
  • rekisterinpitäjän verkkosivujen evästeiden avulla, tai
  • julkisista tietolähteistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Zealan Oy:n ulkopuolelle.   

Olemme varmistaneet, että kaikki yhteistyökumppanimme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Käsittelyn kesto

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Pääasiallisesti henkilötietoja säilytetään enintään kaksi (2) vuotta rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän välisestä viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta lukien. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut umpeen. Henkilötietoja voidaan tarvittaessa käyttää asiakassuhteen päättymisen jälkeen voimassa olevan lainsäädännön niin vaatiessa.

Lisäksi Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan tai poistetaan viipymättä.

Arkaluontoisia tietoja säilytämme seuraavasti:

  •  Firstbeat- hyvinvointianalyysiraportit säilytetään 18kk raportin laatimisesta (Katso erillinen tietosuojaseloste)
  • PBA Persoonallisuusanalyysiraportit säilytetään 18 kk raporttiin liittyvän projektin/valmennuksen päättymisestä.

Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta. 

Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tietojen teknisen toteuttamisen vuoksi sen käyttäessä ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen säilytyksessä osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Nämä siirrot toteutetaan turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Tätä rekisteriselostetta on viimeksi muutettu 23.5.2018. Rekisterinpitäjä seuraa tietosuojaa koskevan lainsäädännön sekä viranomaisohjeiden muutoksia sekä kehittää palvelun toimintaa, ja varaa siksi oikeuden päivittää tätä selostetta.

Kokemus muutoksesta

Zealanin päävalmentajana on Anne Nurminen, jolla on taustalla 15 vuoden kokemus työelämän muutosten parissa erilaisissa organisaatioissa. Sovi aika alkukartoitukselle tai kysy lisää: lähetä viesti tai soita puh. 0400 530 760.